入金消込
業務効率化
メリット・デメリット
とは
企業間の取引では、前払いやその場での支払いだけではなく、一定期間後に代金を受け取る約束で商品やサービスを売る掛売りでの取引が一般的です。その掛売分の入金を確認する作業を、入金消込といいます。
入金消込を手作業で行うと時間がかかり、ミスも起こりやすくなるほか、入金がなかった場合や請求額と入金額が異なっていた場合には、請求先への確認が必要になります。そんな面倒な消込は、システム化による効率化が可能です。手作業での消込作業の問題と、システム化のメリットについて見ていきましょう。
目次
そもそも消込とは
エクセルを使った消込処理の方法
エクセルで行う消込作業の問題点
システム化すれば消込作業は効率化できる
入金消込は取引先に合わせる必要があるため自動化が難しい?
消込 - 経理用語集|BtoBプラットフォーム 請求書
売掛金や未収入金などの債権は、支払いがあった段階で入金額を照合し「入金消し込み」を行わなければいけません。入金消し込みは経理業務の中でも重要性が高く、単純作業でありながら重要な仕事なので精神的負担も大きな作業です。本稿ではそんな入金消し込みの基礎知識から、改善の方法まで紹介します。
入金消し込みとは? 入金消し込みとは簡単に言えば「売掛金や未収入金などの債権の請求額と、実際に支払われた入金額とを照合し、債権をゼロにする作業」を指します。基本的には会社の銀行通帳と請求書にある請求額との照合を行い、入金額に間違いが無いかを確認します。もしも入金が無い場合は取引先に対して督促を行うことになります。
入金消し込みの重要性が高い理由は「取引に関わるお金を管理していること」と、「取引におけるトラブルが発生しやすいこと」です。会社経営は商品やサービスを販売した売上で行われていますから、取引先から期日通りの支払いが無いと資金計画は狂ってしまいます。なので取引先から支払いがしっかりとされているかを、常に確認しなければいけません。
請求額と支払い金額に相違がないか、また消し込み忘れが無いか等を慎重に確認することも大切です。取引先からの支払いがされているにも関わらず、消し込み忘れによって取引先に督促してしまうと、会社の信用問題に発展します。1度ならまだしも2度3度と同じようなことが続けば取引先からの信用を失い、取引自体が難しくなるケースもあります。
だからこそ入金消し込みは経理業務の中でも重要度が高く精神的負担が大きい作業なのです。
入金消し込みを手作業で行うのは危険? 売掛台帳と会社の銀行通帳を突き合わせて、1つ1つ手作業で入金消し込みを行っている企業は少なくありません。Excelを利用している場合でも、銀行通帳で確認した入金情報を台帳に転記し、最終的には目視で入金額が間違っていないかを確認します。このように手作業で入金消し込みを行うことの問題点は「誤差の発生」です。
入金消し込みの際に金額の誤差が発生する原因は、単純な計算ミスはもちろん、振込手数料や消費税計算、経費や買掛金との相殺やおまとめ入金などさまざまなものがあります。そのため誤差が発生しやすく、それによるトラブルも後を絶えません。
もう1つ重大な問題点が「業務の属人化」です。手作業で入金消し込みを行っている企業の場合、重要な業務であることからベテラン従業員に任せることが多く、当人しか業務内容を把握してないという状況を作り上げてしまいます。もしもそのベテラン従業員が退職したり病気で休職してしまえば、入金消し込みを確実に行える人材は他にいなくなってしまいます。入金消し込みではこうした属人化が非常に起こりやすいため、多大なリスクを持っています。
企業によっては請求書に前月の入金額を表示するところもあるので、入金消し込みが終わらないと新しい請求書を発行できないなど、手作業では他にもたくさんの問題点があります。
入金消し込みはなぜいつまでも手作業なのか?
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